Einrichtung eines Projektmanagementbüros (PMO) in Ihrem Unternehmen
Vorteil 1 - Bereitstellung einer schlüsselfertigen und einsatzbereiten Projektumgebung für Ihre Projektteams, wenn Sie ein neues Projekt beginnen.
Stellen Sie sich vor, Sie müssen einen echten Projektraum für ein Projektteam einrichten und ausstatten, das mit einem neuen Projekt beginnen soll.
Wie würden Sie diesen Raum einrichten?
Zunächst einmal sollte der Raum nur für Teammitglieder und bestimmte Interessengruppen zugänglich sein, also sollte er abschließbar sein, wobei alle Teammitglieder des Projekts einen Schlüssel oder eine Schlüsselkarte besitzen sollten.
Natürlich würden Sie den Teammitgliedern Arbeitstische und Stühle zur Verfügung stellen, an denen sie gemeinsam und einzeln arbeiten können. Ich bin mir sicher, dass Sie einen Aktenschrank oder eine andere Form der Aufbewahrung vorsehen würden, in dem Projektdokumente sicher aufbewahrt werden können und auf den diejenigen, die dazu berechtigt sind, jederzeit zugreifen können.
Wahrscheinlich würden Sie auch dafür sorgen, dass eine ausreichend große Wandfläche vorhanden ist, um den Projektplan mit allen Aufgaben und Meilensteinen anzuzeigen. Ich nehme an, Sie würden auch einen Kalender mit einem Veranstaltungs- und Besprechungsplan für das Team zur Verfügung stellen.
Sie würden ein oder zwei Whiteboards und einige Pinnwände anbringen, damit das Team seine Gedanken aufschreiben und seine Ideen visualisieren kann. Je nach verfügbarem Budget würden Sie ein Videokonferenzsystem und einen großen Bildschirm oder einen Overhead-Projektor hinzufügen.
Schließlich würden Sie eine Art Pinnwand an der Außenseite des Raums anbringen, an der das Team Neuigkeiten über das Projekt für seine Stakeholder und Interessenten veröffentlichen kann.
Digitale Projektumgebung
Die meisten Projekträume sind heute virtuell, aber auch virtuelle Umgebungen brauchen Zeit, um eingerichtet zu werden. Ich kann mich jedoch nicht daran erinnern, einen Projektplan gesehen zu haben, in dem die Einrichtung einer Projektinfrastruktur als Aufgabe aufgeführt ist, obwohl dies immer etwas ist, was Projektmanager tun müssen, wenn sie mit einem neuen Projekt beginnen.
Je nach Neigung wird ein Projektleiter mehr oder weniger Zeit damit verbringen, seine Projektinfrastruktur in der vom Unternehmen bereitgestellten IT-Umgebung einzurichten. Viele Projektleiter, vor allem diejenigen, die in der Vergangenheit bereits mehrere Projekte durchgeführt haben, werden ihre eigenen "Best Practices" für die Einrichtung ihrer Projektumgebung entwickelt haben, und zwar in einem Ausmaß, dass sie dem Gedanken, dass die Projektumgebung vom Projektmanagementbüro für sie eingerichtet wird, eher abgeneigt sind, da diese sich unweigerlich von der gewohnten Umgebung unterscheiden wird.
Aus organisatorischer Sicht ist es jedoch nicht sinnvoll, dass jeder Projektleiter seine eigene Projektumgebung einrichtet. Das ist buchstäblich eine Verschwendung von wertvoller Projektzeit und verhindert jede Form der Standardisierung von Prozessen.
Die Einrichtung und Übergabe einer voll ausgestatteten und funktionsfähigen Projektumgebung geht weit über die Bereitstellung einer Auswahl von Kollaborationswerkzeugen und Arbeitsmanagement-Apps durch die IT-Abteilung hinaus.
Welche Merkmale sollte eine digitale Projektumgebung in Analogie zu einem physischen Projektraum aufweisen?
Ich schlage vor, dass sie zumindest diese grundlegenden Funktionen enthalten sollte:
- Zugangs- und Zugriffsmanagement
- Mehrere Kommunikationskanäle
- Möglichkeit der Dokumentenverwaltung
- Raum für die Zusammenarbeit
- Werkzeuge zur Arbeitsverwaltung
- Dashboard für Berichte
Microsoft Teams
Es ist nicht meine Absicht, für eine bestimmte Marke zu werben. Ich habe allerdings den größten Teil meiner beruflichen Laufbahn im Microsoft-Umfeld verbracht und kenne mich daher in diesem Bereich gut genug aus, um darüber sprechen zu können.
Wenn ich über Dinge wie einen digitalen Projektraum spreche, beziehe ich mich daher auf die Produktreihe von Microsoft. Ich bin mir sicher, dass diese Funktionen prinzipiell auch im Google Workspace oder in der Atlassian-Produktfamilie implementiert werden können. Ich weiß nur nicht genug über diese Umgebungen, um, mich dazu zu äußern.
Idealerweise sollten bei der Initiierung eines Projekts und der Ausarbeitung einer Projektcharta, unabhängig davon, wie komplex oder wie kurz sie ist, alle notwendigen Parameter für die Einrichtung des Projektraums enthalten sein.
Zugangs- und Zutrittsmanagement
Auch wenn die Projektteams zu Beginn eines Projekts nicht immer vollständig definiert sind, sollten die wichtigsten Mitglieder zum Zeitpunkt des Projektstarts bereits feststehen. Die Zugriffsrechte und Berechtigungen können und sollten jedoch im Voraus für alle potenziellen Projektmitglieder in Ihrer Organisation festgelegt werden. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Microsoft Teams einsetzen, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Ihr Unternehmen auch das rollenbasierte Identitätsmanagementsystem Entra von Microsoft verwendet. Die jeweiligen Rollen bestimmen, zu welchen Teilen oder Abschnitten des Projektraums sie Zugang haben und welche Rechte sie dort haben.
Kontrollierter Zugang zu Projekträumen
Das Hinzufügen eines neuen Teammitglieds zu einem Projekt kann dann schnell durch den Projektleiter erfolgen. Die Anpassung von Zugriffsrechten und Berechtigungen erfordert immer die Beteiligung der IT-Abteilung und nimmt deutlich mehr Zeit in Anspruch. Dies ist auch von Bedeutung, wenn Organisationen planen, externe Ressourcen in das Projektteam einzubinden. Im Idealfall sind Governance- und Betriebsrichtlinien vorhanden, so dass die Gewährung eines (begrenzten) Zugriffs auf das Projekt für externe Teammitglieder nicht Wochen dauert, sondern bereits auf der Grundlage vordefinierter Rollen für externe Benutzer erfolgt.
Diese Frage kann sich auch auf Überlegungen zur Lizenzierung einzelner Produkte erstrecken, z. B.: Benötigt ein bestimmtes Teammitglied eine Projektplan-3-Lizenz oder reicht eine Projektplan-1-Lizenz aus?
Kommunikationssysteme
Kommunikation ist ein so vielschichtiges Thema, dass man es ein wenig aufschlüsseln muss: Aus technischer Sicht muss man zwischen der so genannten Online- und Offline-Kommunikation unterscheiden, aus organisatorischer Sicht ist es sinnvoll, zwischen formaler und strukturierter Kommunikation einerseits und informeller und Ad-hoc-Kommunikation andererseits zu differenzieren.
Offline-Kommunikationskanäle
Der mit Abstand am meisten genutzte Kanal für die Offline-Kommunikation ist nach wie vor die E-Mail, aber es lohnt sich, über die Nutzung von Chat-Kanälen nachzudenken, insbesondere für die interne Kommunikation zwischen Projektmitgliedern. Der Microsoft Teams-Chat hat sich seit seiner Einführung vor einigen Jahren zu einem leistungsstarken Toolset entwickelt.
Wenn Sie E-Mail verwenden, sollten Sie ein gemeinsames Projektpostfach einrichten, um sicherzustellen, dass wichtige Informationen für alle Teammitglieder zugänglich sind.
Online-Kommunikation
Online-Konferenzen und Videoanrufe sind seit der Covid-Pandemie zu einem Standard geworden. Sie ermöglichen es Teams, sich zu treffen, auch wenn die Teammitglieder räumlich weit voneinander entfernt sind. Eine neuere Entwicklung mit weitreichenden Folgen für Projektteams ist die Anwendung von künstlicher Intelligenz in Besprechungen. Von der Erstellung von Tagesordnungen über die Unterstützung bei der Visualisierung von Themen bis hin zur Erstellung von Sitzungsprotokollen - der Einsatz von KI wird die mit Sitzungen verbundenen Gemeinkosten erheblich reduzieren.
Es bleibt zu hoffen, dass sie sich auch als ein starker Wegbereiter für effektivere und ergebnisorientiertere Besprechungen erweisen wird. Allerdings müssen Organisationen noch einiges an Vorarbeit leisten, bevor sie die KI in Projektbesprechungen produktiv nutzen können.
Zeitpläne für Besprechungen
Ein PMO kann die Projektteams auch auf andere Weise beim Sitzungsmanagement unterstützen. Es kann zum Beispiel einen Besprechungsplan für das Projekt erstellen, indem es die Termine in einem Projektkalender oder genauer gesagt in einem Gruppenkalender in Outlook erfasst.
Ein Gruppenkalender ist ideal, da er alle geplanten Besprechungen und Ereignisse im Zusammenhang mit dem Projekt für das gesamte Projektteam sichtbar macht, ohne die persönlichen Kalender derjenigen Teammitglieder zu überladen, die an bestimmten Besprechungen nicht teilnehmen müssen.
Außerdem trägt die Festlegung und Erstellung des kompletten Besprechungsplans für ein bestimmtes Projekt zu Beginn des Projekts erheblich dazu bei, Verzögerungen aufgrund von Terminkonflikten zu verringern.
Berichterstattung
Die Berichterstattung ist eine formalisierte Form der Übermittlung von Informationen über den Status, den Fortschritt oder den Stand des Projekts an die verschiedenen Projektbeteiligten.
Viele Projektteams sind durch veraltete Methoden der Präsentation von Berichten, meist in Form von Diashows und PDFs, belastet, wobei die Erstellung von Berichten jedes Mal, wenn Projektbeteiligte sie benötigen, viel Zeit in Anspruch nimmt.
Auch hier kann ein PMO einen wesentlichen Beitrag zur Reduzierung des mit der Berichterstattung verbundenen Aufwands leisten, indem es ein Reporting-Dashboard mit vordefinierten Berichten oder Analysen zum Projektstatus oder -zustand in Bezug auf Fortschritt, Kostenentwicklung, Ressourcenauslastung und mehr bereitstellt.
Dokumentenmanagement
Bei der Planung und Durchführung von Projekten fällt unweigerlich eine ganze Reihe von Dokumenten an, die von internen Dokumenten wie Projektbriefings, Sitzungsprotokollen und Projektberichten bis hin zu rechtlichen und kommerziellen Dokumenten wie Verträgen, Dienstleistungsvereinbarungen, Stücklisten, Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen reichen.
Obwohl der Inhalt dieser Dokumente von Projekt zu Projekt variieren kann, sind die Art und die Grundstruktur solcher Dokumente in der Regel bereits vor Projektbeginn bekannt. Warum sollten Sie Ihren Projektteams also nicht schon zu Beginn des Projekts eine Reihe von Dokumentenvorlagen zur Verfügung stellen?
Dabei können Sie auch festlegen, wo diese Dokumente gespeichert werden sollen und nach welcher Namenskonvention sie benannt werden sollen.
Das wäre nur die Basis, Sie könnten noch weiter gehen, indem Sie z. B. Funktionen zur Datenzusammenführung in Ihren Dokumenten bereitstellen, so dass relevante Daten direkt aus Ihrem Projektdatensatz oder Ihren ERP-Systemen eingefügt werden können.
Auch hier eröffnet das Aufkommen der KI, im Falle von Microsoft in Form von CoPilot, die spannende Möglichkeit, Ihren Projektmanagern einen virtuellen Assistenten zur Seite zu stellen, der bei der Erstellung von Berichten, Präsentationen, Tagesordnungen für Besprechungen und der Dokumentation der besprochenen Themen sowie der Zusammenfassung der Besprechungsergebnisse helfen kann.
Arbeitsmanagement-Tools
Arbeitsmanagement-Tools beschreiben das für die Projektplanung und -überwachung erforderliche Instrumentarium.
Neben der Bereitstellung eines Projektplanungstools kann und sollte ein PMO vorausgefüllte Projektplanvorlagen bereitstellen, in denen der Projektstrukturplan, die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben und die rollenbasierten Ressourcen für alle Aufgaben detailliert aufgeführt sind, so dass sich das Projektteams auf die Aufwands- und Kostenschätzung und die Risikoanalyse konzentrieren können.
Fazit
Die Festlegung von Arbeitsabläufen und Richtlinien und deren Durchsetzung innerhalb einer Projektorganisation, ohne gleichzeitig den Projektteams eine funktionale Projektinfrastruktur zur Verfügung zu stellen, macht den Projektleitern und ihren Teams das Leben schwer. Wenn Sie die Leistung Ihrer Projektteams und die Qualität Ihrer Projektergebnisse wirklich verbessern wollen, sollten Sie sicherstellen, dass Ihr PMO sowohl Unterstützer als auch Regulierer ist.